Эффективное управление временем в семи частях. Часть 4. Принятие решений
В предыдущей части мы обсудили стадию планирования (Часть 3. Планирование), теперь переходим к стадии принятия решений. Перечислим основные методы данной стадии.
1. Проведение совещаний Выделяются три основных типа совещаний, нацеленных на достижение различных целей:
Коллегиальное обсуждение и принятие управленческого решения. Такое совещание нужно для того, чтобы из уже известных альтернатив выбрать лучшую. Главное в проведении совещаний подобного типа – жесткий регламент и формализованная процедура обсуждения и принятия решения.
Решение сложной, плохо структурированной, малоизвестной проблемы. Главным условием успешного проведения подобных совещаний является создание творческой неформальной атмосферы, позволяющей легко генерировать и обсуждать идеи. Также данный вид совещаний принято называть мозговым штурмом.
Обмен управленческой и производственной информацией. Успешность подобных совещаний определяют, прежде всего, качество предварительной подготовки сообщаемой информации, качество ее непосредственного представления, а также удобная процедура ее анализа и обобщения.
Помните, что двухчасовое совещание четырех человек «съедает» в бюджете вашей компании один полный рабочий день сотрудника и, в связи с этим:
Назначайте совещание только тогда, когда оно действительно необходимо.
Тщательно подбирайте состав участников совещания.
Формируйте повестку и сообщайте ее участникам совещания как минимум за день до его проведения.
Проверяйте готовность участников совещания к его проведению.
Пресекайте опоздания на совещания.
Проверяйте выполнение решений предыдущих совещаний.
Следите за повесткой совещания.
Готовьте протокол совещания и рассылайте его на согласование и на подпись (лучше в электронном виде) всем участникам совещания.
2. Делегирования полномочий и ответственности К основным видам делегирования относятся:
Консультативное делегирование – задача выполняется в тесном консультативном контакте с руководителем (вся ответственность на руководителе).
Частичное делегирование – задача выполняется самостоятельно, но существуют промежуточные точки контроля. В случае необходимости руководитель, на основании полученной в точке контроля информации, может отменить (или переназначить) делегированную задачу, оказать необходимую помощь и т. п. (ответственность частично распределяется между руководителем и исполнителем).
Полное делегирование – задача выполняется сотрудником до получения итогового результата самостоятельно (вся ответственность на сотруднике).
Делегировать необходимо работу, которая:
часто повторяется;
является подготовительной;
является рутинной;
хорошо знакома;
не является любимой;
может помочь развитию других.
Любую задачу делегируйте с указанием четких и ясных целей, результатов и сроков выполнения, с предоставлением имеющихся в вашем распоряжении материалов, с выделением достаточного времени на поставленные задачи и по достоинству оценивайте проделанную работу.