Эффективное управление временем в семи частях. Часть 3. Планирование

В предыдущей части мы обсудили стадию постановки целей (Часть 2. Постановка целей), теперь переходим к стадии планирования. Перечислим основные методы данной стадии.

1. Метод Франклина
Данный метод является связующим звеном стадий постановки целей и планирования. На основании выделенных приоритетов и ценностей проводится последовательное углубление и построение более детальных планов:

главные жизненные ценности;
глобальная цель;
генеральный план достижения цели;
план на пять лет, три года, год;
план на месяц, на неделю;
план на день.

2. Метод простого планирования
Данный метод заключается в формировании перечня задач, которые необходимо решить в определенный период времени. Задачи формируются исходя из тех целей, которые были поставлены на предыдущей стадии. Основными периодами простого планирования являются месяц и квартал, реже – неделя и день. Задачи выписываются общим списком, без учета каких-либо приоритетов. После этого, как правило, применяются метод А, Б, В, метод шести задач и/или метод Эйзенхауэра.

3. Метод «Мне это нужно?»
Метод чаще всего применяется совместно с методом простого планирования. Перед тем, как занести любую задачу в свой план ответьте себе на следующие вопросы (обратите внимание на выделенные жирным шрифтом слова):

Мне нужно это делать?
Мне нужно это делать?
Мне нужно это делать?

Если на все вопросы вы ответили утвердительно, то перепроверьте себя с помощью дополнительных вопросов:

Почему мне нужно это делать?
Что случится, если я этого не сделаю?
Что я приобрету, если не стану этого делать?

После этого принимайте окончательное решение – заносить ли данную задачу в свой план или нет.

4. Принцип 60/40
Базовый метод ежедневного распределения рабочего времени:

60% рабочего времени – выполнение основных задач и функций;
20% времени – творчество и самоорганизация (гибкое планирование);
20% времени – резервное время на неплановые траты, в том числе на помехи.

5. Метод шести задач
Метод планирования на день. При планировании из общего списка задач выберите ровно шесть на следующий день. Расположите их по приоритету и пронумеруйте. Запланируйте выполнение этих задач строго по списку без переключения на какие-либо другие дела.

6. Метод А, Б, В
Метод планирования на неделю или день, реже – на более продолжительный период. Всем задачам присваивается определенный приоритет:

А – задача должна быть выполнена обязательно и в первую очередь;
Б – достаточно важно и желательно, чтобы данная задача была выполнена, но только после выполнения задач А;
В – если останется время после выполнения задач А и Б, то хорошо бы выполнить и эти задачи.

7. Метод Эйзенхауэра
Наиболее популярный в настоящее время метод. Чаще всего используется при планировании на день или неделю. Все задачи классифицируются следующим образом:

важные и срочные;
важные и несрочные;
неважные и срочные;
неважные и несрочные.

В первую очередь выполняются важные и срочные задачи, после чего создается такая ситуация, чтобы все важные задачи постепенно перешли только в разряд несрочных. Все основное время расходуется на планомерное выполнение важных и несрочных задач. Неважные и срочные задачи систематически делегируются, а неважные и несрочные систематически игнорируются.

8. Деление дел на гибкие и жесткие
Метод заключается в параллельном планировании задач, жестко привязанных к определенному времени и задач, которые могут быть выполнены в любое время дня или даже ночи. Исходя из этого, все гибкие дела могут быть полностью интегрированы в личную жизнь (см. также метод использования гибкого графика работы на стадии выполнения решений).

В следующей части мы рассмотрим стадию принятия решений (Часть 4. Принятие решений).