1. Хронометраж
Самый действенный метод, дающий наибольшую обратную связь, и, вместе с тем, один из самых сложных с точки зрения систематического применения. Заключается в тотальном фиксировании временных затрат, связанных с текущей жизнедеятельностью (включая работу, отдых, различные дела и пр.). Каждое выполненное дело, независимо от того, относится оно к работе или нет, фиксируется в ежедневнике (электронном или бумажном) или другим способом с указанием затраченного на выполнение данного дела времени. Последующий анализ данных дает серьезную основу для повышения собственной эффективности.
2. Сбалансированная система показателей
Заключается в оценке эффективности деятельности и состоит из следующих шагов:
- определение основных направлений деятельности, которые будут оцениваться;
- определение основных показателей эффективности (внутри направлений деятельности), которые будут измеряться;
- определение шкалы, по которой показателям будут присваиваться значения (наиболее удобной считается шкала от 0 до 10 баллов);
- присвоение весов внутри групп (направлений деятельности) каждому показателю (в долях или процентах);
- подсчет среднесрочных (например, среднегодовых) значений каждого показателя и каждой группы показателей;
- подсчет общего показателя как суммы показателей всех групп, взвешенных на их условную (субъективную) значимость.
3. Организация окружающего пространства
Метод направлен на формирование окружающей среды, способствующей эффективному управлению временем. В частности, сюда относятся:
- поддержание порядка на рабочем столе и в рабочих папках компьютера;
- создание промежутков времени уединенной работы.
4. Еженедельный и ежедневный обзоры
В конце каждого рабочего дня и недели (возможно также месяца, квартала и т. д.) рекомендуется осуществлять обзор выполненных и невыполненных задач, а также анализ эффективности управления временем в целом.
5. Автоматизация
Для обеспечения эффективного взаимодействия и повышения эффективности управления временем рекомендуется использовать:
- единое информационное хранилище для быстрого обмена данными;
- ноутбук как единственный и основной компьютер;
- современное оборудование и программное обеспечение для проведения видеоконференций (совещаний, виртуальных встреч, обсуждений и переговоров);
- электронные средства управления почтой и документооборотом;
- электронные средства управления временем (как на компьютере, так и на мобильном телефоне).
В следующей части мы рассмотрим основные принципы экономии времени (Часть 7. Основные принципы экономии времени).