Блог

Как исключить кассовые разрывы в компании?

Чем опасен кассовый разрыв (в нашем контексте - неспособность компании выполнить свои обязательства перед своими работниками или поставщиками в положенный срок) для бизнеса в целом, наверное, обсуждать подробно большого смысла нет, все предприниматели прекрасно понимают очевидные перспективы полной или частичной потери компании в этом случае.

Даже один единственный случай небольшого кассового разрыва может вызвать большую тревогу среди сотрудников, если они об этом узнают. Скрыть данный факт достаточно сложно, потому что сплетни и слухи распространяются по офисам быстрее света. Поэтому лучше сконцентрироваться на том, чтобы этих разрывов вовсе не случалось.

Как же добиться бесперебойного финансирования в компании? Короткий ответ звучит очень просто - планировать. Однако на практике все конечно же несколько сложнее. Ведь планировать нужно не только расходы, но и доходы, в том числе, потенциальные. При этом планировать на достаточно продолжительный срок - в идеале на год вперед. То есть, другими словами, собственник бизнеса должен видеть все расходы и доходы в своей компании в рамках следующих 12 месяцев. При этом каждый месяц нужно планировать отдельно, прогнозируя все поступления и расходы с точностью до недели.
Для целей такого планирования используется широко известный инструмент под названием “Отчет о движении денежных средств” (ДДС). Однако для достижения максимального эффекта инструмент этот нужно использовать в качестве ежедневного или хоты бы еженедельного рабочего средства мониторинга финансовой ситуации в организации.

Каждый день внутри подразделения сбыта любой компании обновляется информация о новых потенциальных сделках, об изменении положения дел по уже запланированным платежам. Именно эта информация является ключевой при работе с ДДС. Именно доходная часть позволяет соответствующим образом адаптировать расходную. Ни у кого не вызывает большой сложности расписать все потенциальные расходы компании на год вперед с хорошей детализацией. Заработная плата, аренда офиса, налоги и все подобные платежи производятся регулярно, тогда как продажи зачастую не имеют четкого графика и могут зависеть от самых разных обстоятельств.
Тем не менее, начинаем мы конечно же с самого простого - собираем всю информацию по расходам и вносим ее в ДДС помесячно, с указанием конкретной даты предполагаемой оплаты. После этого вносим все оплаты по тем сделкам, которые уже законтрактованы или же подтверждены любым другим способом.

Теперь мы видим сколько денег нам не хватает или же наоборот остается каждый месяц, а также нарастающий итоговый результат на ближайший календарный год. Бывает так, что суммарно по году потенциальные доходы превышают потенциальные расходы, но в отдельных месяцах мы видим, тем не менее, возникновение кассовых разрывов. Еще хуже ситуация, при которой, начиная с какого-то месяца, мы видим непрерывно увеличивающийся убыток.

В первом случае нам нужно сбалансировать расходы в проблемных месяцах, превентивно, попытавшись перевести их на более благоприятные финансовые периоды. В каждой компании бывают такие расходы, которые можно немного отложить, однако их не много. Арендодатель вряд ли просто так согласится дать отсрочку платежа. Поэтому и в первом, и во втором случае главная нагрузка ложится на подразделение сбыта.

Так как основной темой данной статьи являются кассовые разрывы, то мы не будем рассматривать ситуацию, когда продажи в принципе не способны покрыть расходы. Нам важно убедиться, что все сотрудники сбытового подразделения, а также все каналы продаж способны своевременно (не реже одного раза в неделю) предоставить нам актуальную информацию по всем потенциальным сделкам вплоть до предполагаемой даты оплаты по каждой из них. Понятно, что чем больший у нас объем мелких сделок (крайний вариант - розничные продажи), тем большее значение играют статистические методы. Ну а по каждой крупной сделке мы можем, как правило, дать достаточно точный индивидуальный прогноз.

Мы не будем углубляться в методы анализа, потому что на практике главной причиной возникновения кассового разрыва является скорее отсутствие систематического планирования денежных потоков, чем неправильное применение того или иного метода. Собственник, который начинает и заканчивает каждую свою рабочую неделю анализом актуального ДДС, гарантированно получит достаточный запас времени, чтобы вовремя изменить ситуацию в компании и избежать сценария, при котором его компания не сможет вовремя погасить свои обязательства. Кстати, наиболее простым и доступным средством планирования является всем хорошо известный Microsoft Excel или его бесплатные аналоги типа Google Таблицы.

Если вдруг вы не представляете, каким образом настроить сбор актуальной финансовой информации от всех ключевых подразделений (в первую очередь от подразделения сбыта), то мы можем с этим помочь.

Подписывайтесь на наш Telegram канал: https://t.me/ReengineYB
Кейсы