1. Проведение совещаний
Выделяются три основных типа совещаний, нацеленных на достижение различных целей:
- Коллегиальное обсуждение и принятие управленческого решения. Такое совещание нужно для того, чтобы из уже известных альтернатив выбрать лучшую. Главное в проведении совещаний подобного типа – жесткий регламент и формализованная процедура обсуждения и принятия решения.
- Решение сложной, плохо структурированной, малоизвестной проблемы. Главным условием успешного проведения подобных совещаний является создание творческой неформальной атмосферы, позволяющей легко генерировать и обсуждать идеи. Также данный вид совещаний принято называть мозговым штурмом.
- Обмен управленческой и производственной информацией. Успешность подобных совещаний определяют, прежде всего, качество предварительной подготовки сообщаемой информации, качество ее непосредственного представления, а также удобная процедура ее анализа и обобщения.
Помните, что двухчасовое совещание четырех человек «съедает» в бюджете вашей компании один полный рабочий день сотрудника и, в связи с этим:
- Назначайте совещание только тогда, когда оно действительно необходимо.
- Тщательно подбирайте состав участников совещания.
- Формируйте повестку и сообщайте ее участникам совещания как минимум за день до его проведения.
- Проверяйте готовность участников совещания к его проведению.
- Пресекайте опоздания на совещания.
- Проверяйте выполнение решений предыдущих совещаний.
- Следите за повесткой совещания.
- Готовьте протокол совещания и рассылайте его на согласование и на подпись (лучше в электронном виде) всем участникам совещания.
2. Делегирования полномочий и ответственности
К основным видам делегирования относятся:
- Консультативное делегирование – задача выполняется в тесном консультативном контакте с руководителем (вся ответственность на руководителе).
- Частичное делегирование – задача выполняется самостоятельно, но существуют промежуточные точки контроля. В случае необходимости руководитель, на основании полученной в точке контроля информации, может отменить (или переназначить) делегированную задачу, оказать необходимую помощь и т. п. (ответственность частично распределяется между руководителем и исполнителем).
- Полное делегирование – задача выполняется сотрудником до получения итогового результата самостоятельно (вся ответственность на сотруднике).
Делегировать необходимо работу, которая:
- часто повторяется;
- является подготовительной;
- является рутинной;
- хорошо знакома;
- не является любимой;
- может помочь развитию других.
Любую задачу делегируйте с указанием четких и ясных целей, результатов и сроков выполнения, с предоставлением имеющихся в вашем распоряжении материалов, с выделением достаточного времени на поставленные задачи и по достоинству оценивайте проделанную работу.
В следующей части мы рассмотрим стадию исполнения решений (Часть 5. Исполнение решений).