1. Если вы не прикоснулись к вещи ни разу за последний год – избавьтесь от нее
За год земля успевает сделать полный оборот вокруг солнца. Если за это время вам не потребовалась какая-либо вещь, то стоит проанализировать вероятность ее полезности в будущем и, возможно, освободить занимаемое пространство и затраты на содержание. Возможно, в вашем окружении есть люди, для которых данная вещь будет гораздо полезнее.
2. Вступайте в борьбу только тогда, когда это действительно необходимо
Под борьбой понимается любая дискуссия, спор или соперничество. Прежде чем принять участие в подобной процедуре четко проясните свои цели.
3. Отложите свою реакцию
Первая реакция на любое событие в нашей жизни носит, как правило, эмоциональную окраску. Окраска эта обусловлена базовыми принципами физического выживания в окружающей среде. Если вы не подвергаетесь угрозе физического уничтожения или увечья, то для экономии времени и сил разумнее дожидаться, пока разум осознает и погасит спонтанные эмоциональные проявления и лишь затем реагировать на произошедшее. Этим вы сократите энергетические и временные затраты на обработку тех или иных событий.
4. Говорите «нет» всегда, когда это только возможно, а «да» – лишь тогда, когда это действительно необходимо
Выразите удовольствие по причине того, что к вам обратились с просьбой, но лаконично и вежливо объясните, почему не можете ее выполнить. Предложите альтернативные варианты решения проблемы и укажите, какого вида поддержку можете оказать лицу, которое будет выполнять эту просьбу. Вместе с тем вы не обязаны обосновывать причину отказа. При выполнении срочной работы возможны два варианта обращения с зазвонившим телефоном:
- не снимать трубку совсем;
- снимать ее сразу же, вежливо говоря: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят срочным делом».
5. Исключите из своей работы поглотителей времени
Избавьтесь от телевизора и сократите время компьютерных игр и общения в социальных сетях, а также от лишних посетителей, телефонных звонков, совещаний и собственной нерешительности.
6. Вставайте и ложитесь в одно и то же время каждый день
Смена режима дня при переходе от рабочих дней к выходным сказывается не очень благоприятно. Организм привыкает к определенному режиму и под конец рабочей недели просыпается практически автоматически в положенное время. После выходных дней каждый раз приходится делать ненужные усилия по обратному переходу к режиму рабочего дня.
7. Используйте время, проведенное в дороге для дополнительного образования
Человек в среднем проводит в дороге около 730 часов в год. Это эквивалентно одному или двум полным университетским семестрам. Используйте это время для самообразования, особенно если передвигаетесь на машине.
8. Создавайте баланс между работой и личной жизнью
Баланс, созданный заранее и постоянно соблюдаемый, сократит ваши временные (и не только) расходы, связанные с возможными осложнениями во взаимоотношениях с окружающими вас близкими людьми.
9. Принимайте решения заранее
Принятие решений в последнюю минуту чаще всего становится причиной дополнительных временных затрат.
10. Внедряйте новые методы от 40 до 90 дней
На формирование новых привычек и избавление от старых нашему организму требуется, как правило, от 40 до 90 подряд идущих дней.
11. Живите в противофазе
Подавляющее большинство людей придерживается примерно одинакового распорядка дня, из-за чего образуются пробки на дорогах и очереди в магазинах. Постройте свой распорядок дня так, чтобы оказаться в противофазе по сравнению с распорядком дня большинства.
12. Читайте быстро, печатайте вслепую, максимально используйте собственную память
Найдите время и повысьте собственную эффективность:
- обучитесь быстрому чтению;
- обучитесь слепому методу набора на клавиатуре компьютера;
- обучитесь методам мнемотехники.
13. Каждый день найдите один час на саморазвитие
Выделите в своем графике один час в день на развитие полезных в дальнейшем навыков.
14. Планируйте проблемы
Тем самым вы превратите их в задачи.
15. Подстраивайте работу под свои биоритмы
Пробуйте вставать и ложиться в разное время, подбирая наиболее предпочтительный вашему организму вариант. Планируйте свое рабочее время так, чтобы максимально эффективно использовать время наибольшей мыслительной и физической активности.
16. Найдите возможность для короткого сна в середине дня
Если вы встаете рано утром, то короткий получасовой сон в середине рабочего дня полностью восстановит ваши силы.
17. Постоянно задавайте себе вопрос: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?»
18. Освободите свое духовное пространство
Избавьтесь от парадигм, которые популярны и приятны, но базируются на иллюзиях. Избавьтесь от всего, что не является главным. Избавьтесь от самооправдания. Избавьтесь от ненужного чувства вины. Избавьтесь от внешних источников чувства безопасности.
Несколько слов для руководителей. В вашем распоряжении находится время сотрудников, которое не попало на:
- выходные, праздничные и сокращенные дни;
- отпуска;
- болезни, отгулы и прогулы;
- простои, связанные с общими организационными и техническими проблемами;
- простои, вызванные вашим неэффективным управлением.
Помните, что еще не один человек не сказал, умирая: «Как жаль, что я так мало времени провел в офисе». Если ваши люди проводят на работе больше 9 часов в день, то это значит, что либо вы поставили невыполнимые в заданный срок задачи, либо ваши люди работают неэффективно. И в том, и в другом случае это исключительно ваша проблема. В первом случае это ваша проблема потому, что люди рано или поздно устанут и уйдут и вам придется учить новых. Во втором же случае это проблема ваша потому, что рано или поздно вам придется выполнять часть работы за ваших людей.
Для того, чтобы решить, стоит ли поручать (разрешать выполнять) непрофильную работу своим сотрудникам в рабочее (и, тем более, в нерабочее) время, необходимо сравнить часовую ставку сотрудника с часовой ставкой профильного специалиста, который мог бы выполнить данную работу (в том числе в случае привлечения сторонней организации). Кроме этого, разумеется, нужно брать в расчет текущую загрузку. Однако в любом случае, использование людей не по профилю демотивирует их и в долгосрочной перспективе весьма пагубно сказывается на результатах их работы, за исключение тех случаев, когда они делают эту непрофильную работу с удовольствием. Но здесь уже следует задуматься о другом – возможно эти сотрудники находятся не на своем месте.
Освободите эффективных сотрудников от необходимости просиживать весь рабочий день в офисе. Поверьте, они выполнят гораздо больше работы, если будут сами распоряжаться своим временем. Обеспечьте их необходимой информационной инфраструктурой и отпустите. Остальные сотрудники потянутся за ними и эффективность вашей организации существенно повысится.
В заключение осталось лишь добавить, что самой главной задачей, безусловно, является управление временем своей жизни, т. е. продление общего срока жизни и увеличение активного (трудоспособного) ее периода. Но это уже выходит за рамки данной темы. В любом случае, даже когда вы выполняете самые ничтожные дела, помните про свои долгосрочные цели.